Slimmer Outlook gebruik: Filteren

Door de vorige stappen is de mail wel mooi gesorteerd, maar het kost nog wel veel tijd. Veel van de mail die binnenkomt is niet belangrijk en hoeft niet meteen gelezen te worden.

Een voorbeeld hiervan is een nieuwsbrief of een mail die geen actie vereist maar alleen informatie heeft (Staat ook bekend als FYI: For Your Information). Outlook kan deze tegenwoordig al uit je inbox filteren zodra ze binnenkomen en meteen in een map stoppen.

Hierdoor scheelt het tijd en is het meteen geordend. Deze functie is te vinden bij het kopje “Extra” bovenin outlook. Hierin is er een optie genaamd “Regels en waarschuwingen”.

Hier is weer een knopje “Nieuwe regel”. Hier krijg je verschillende opties die je kan toepassen op de nieuwe regel.

Voorbeeld:

Als er dus een regel moet komen om een nieuwsbrief automatisch in de map “Nieuwsbrieven” te plaatsen kiezen we voor de optie:

“Berichten met bepaalde woorden in het onderwerp naar een map verplaatsen”.

In het volgende scherm geven we aan dat alle e-mails met het woord “nieuwsbrief” of “newsletter” in de onderwerpsregel verplaatste worden naar de map “Nieuwsbrieven”. Er kan ook nog voor gekozen worden om de regel toe te laten passen op alle e-mail in het “Postvak IN” zodat alle huidige emails ook worden gefilterd met de regel.