Omdat wij zo enthousiast zijn over Evernote en omdat wij denken dat het waardevol is voor het organiseren van je werk hebben wij een gids gemaakt:

De gids legt stap voor stap uit wat je met Evernote allemaal kan en hoe je het in zou kunnen zetten in jouw werkomgeving. Heb je opmerkingen of vragen over de gids, laat dan een reactie achter of neem contact met ons op.

Ons goede voornemen: Mensen helpen hun werk inzichtelijk en begrijpelijk te maken, zodat ze in rust productief aan de slag kunnen. Als goede start van het nieuwe jaar, komt begin Januari de Gids van Evernote uit.

Outlook is het onderwerp van de eerste gids en zonder twijfel zal dit de meeste mensen op weg helpen! Boordevol met handige tips over regels, mappen en sneltoetsen is dit een must-have voor mensen die met Outlook werken!

De andere gids gaat over Yammer en hoe wij het toepassen zodat wij intern niet meer hoeven te emailen. Yammer zorgt ervoor dat wij transparant ons werk doen en dit passief dus delen met onze collega’s. Op die manier is iedereen altijd op de hoogte aan wat iedereen werkt. Dit zorgt ervoor dat wij elkaar makkelijker dan ooit tevoren kunnen helpen.

De gidsen kan je hieronder of op de Gidsen-pagina zelf downloaden:

Als je spellingsfouten of problemen tegen komt. Laat het ons dan graag weten in de reacties zodat wij de Gidsen kunnen blijven verbeteren!

Je maakt kennis met Google Reader, dat het nieuws voor jou ophaalt zodat je geen tijd verliest om te kijken of er iets nieuws voor je op een website staat. Het nieuws komt dus naar jou toe! Heb je na de gids nog vragen, plaats ze dan bij de reacties, dan nemen we zo snel mogelijk contact op!

De zoekfunctie zoekt naar alle bestanden, maar ook in Outlook naar afspraken en emails(zelfs beter dan Outlook!). Het venster maakt suggesties van zoektermen terwijl je typt, dus het kost weinig tijd om moeilijke zoek opdrachten op te bouwen.

Ben je op zoek naar een bepaald bestandstype dan kan je de parameter “ext:” + de extensie van het bestand(bijvoorbeeld jpg voor afbeeldingen) gebruiken. Naast “ext:” heb je nog meer parameters zoals “date:” en “size:“, kijk hier voor meer handige tips!

Met dank aan @hermankopinga voor het idee van dit artikel!

Te starten met de apps, Lifehacking.nl heeft er al een paar op een rij, wij voegen hier graag wat aan toe. Naast de Apps liepen we al snel tegen andere dingen aan. Het uploaden van bestanden en toegankelijkheid hiervan bleek lastig. Via e-mails en filters is dit een stuk sneller te regelen.

Ik ben enorm fan van Reeder als RSS lezer. Vooral de bediening met een hand, en de complete synchronisatie met Google Reader spreekt mij heel erg aan. Op deze manier heb ik altijd mijn persoonlijke bibliotheek bij de hand. De offline cache is heerlijk voor onderweg, even thuis alles downloaden en onderweg lezen en bekijken. De toegankelijkheid word voor een deel opgelost door GoodReader, deze app is een alleslezer voor bestanden die je aan Google Docs, Dropbox, E-mail en ftp kam verbinden om bestandem te downloaden. Zeker het overwegen waard, voor maar €0,79!

E-mail tips.

Sent to Dropbox / Get Habilis zorgen ervoor dat je een email adres krijgt waarmee je bestanden automatisch im de dropbox kan laten zetten. Ook .zip files worden automatisch uitgepakt. Via GoodReader kan je deze bestanden dan weer openen. Met smacht wacht ik dan ook op iOS 4. Evernote geeft je bij je registratie een e-mail adres waar je allerlei bestanden, notities en dergelijke heen kan mailen. Hiervan wordt automatisch een note gemaakt. In combinatie met Captio!

Vimeo, Mobypicture en veel andere webservices bieden ook een e-mail functie aan. Zeker met een iPhone die een video kan opnemen bied dit bijvoorbeeld de mogelijkheid om op Mobypicture een collectie aan videoherrinneringen op te bouwen. Meestal krijg je dit soort e-mail adressen bij het aanmelden van de dienst, em kun je altijd terug vinden bij je profiel/email instellingen.

Een echte lifehacker snapt dit principe en zet deze e-mailadressen in Evernote dan heb je ze altijd bij de hand, maakt er ‘contactgegevens van’ in zijn of haar adressenboek, of nog slimmer, zet ze onder een snelcode bij textexpander of typepilot.

Ik heb zelf een wifi-versie van de iPad omdat ik met m’n iPhone al genoeg gebruik maak van mobiele applicaties, de iPad ligt bij mij daarom in een iets andere hoek, voornamelijk het consumeren van media en informatie.

Een ‘echte’ aanrader: De Wooden iPad stand, die ik stiekem al had voordat ik m’n iPad kocht. Als jullie nog must-have apps/tips hebben, laat maar horen!

Een korte uitleg van RSS bespaard al veel mensen snel wat tijd en de nodigetruckjes om je inbox leeg te houden ging ook als warme broodjes over de toonbank.

Lifehacking Academy was een enorm inspirerende dag, Patrick Mackaaij heeft een groot verslag geschreven op lifehacking.nl over een aantal workshops. Ook hebben Daniel van der Berg en Daan van Bergen een groot deel op beeld vast kunnen leggen.

Daarnaast was er een aantal leuke gesprekken ontstaan rondom de hack die ik had voor mijn Moleskine. De GnatGnat Pen Holder, zorgt ervoor dat je nooit meer een pen verliest rondom je notitieboekje. Wij zijn er in ieder geval de volgende keer bij, jullie ook?

Een voorbeeld hiervan is een nieuwsbrief of een mail die geen actie vereist maar alleen informatie heeft (Staat ook bekend als FYI: For Your Information). Outlook kan deze tegenwoordig al uit je inbox filteren zodra ze binnenkomen en meteen in een map stoppen.

Hierdoor scheelt het tijd en is het meteen geordend. Deze functie is te vinden bij het kopje “Extra” bovenin outlook. Hierin is er een optie genaamd “Regels en waarschuwingen”.

Hier is weer een knopje “Nieuwe regel”. Hier krijg je verschillende opties die je kan toepassen op de nieuwe regel.

Voorbeeld:

Als er dus een regel moet komen om een nieuwsbrief automatisch in de map “Nieuwsbrieven” te plaatsen kiezen we voor de optie:

“Berichten met bepaalde woorden in het onderwerp naar een map verplaatsen”.

In het volgende scherm geven we aan dat alle e-mails met het woord “nieuwsbrief” of “newsletter” in de onderwerpsregel verplaatste worden naar de map “Nieuwsbrieven”. Er kan ook nog voor gekozen worden om de regel toe te laten passen op alle e-mail in het “Postvak IN” zodat alle huidige emails ook worden gefilterd met de regel.

Email by Mzelle Biscotte

In elk bedrijf wordt tegenwoordig e-mail gebruikt. Het is onderhand niet meer uit ons dagelijks leven weg te denken. Maar hoe handig e-mail ook kan zijn, het brengt ook een hoop nadelen met zich mee. Veel mensen zijn erg veel tijd kwijt met het doorspitten van een overvolle inbox of raken het overzicht in Outlook geheel kwijt. Gelukkig is dit met slimmer werken makkelijk op te lossen.

Door e-mail al te sorteren en regels toe te passen blijf je het overzicht houden en is de inbox ook zo leeg! Mail is goed om te sorteren zodra het binnen komt.

Alles kan natuurlijk in allemaal verschillende mapjes gezet worden zoals “mail van Joost” en “mail van Kees”, maar hierdoor is het soms nog lastig om taken of to-do’s terug te vinden.

Gelukkig is er ook een andere manier en daarbij een simpel stappen plan.  Het eerste wat je doet als er mail is, is kijken wat het eigenlijk is:

• Wil je hier binnen 7 dagen nog iets mee gaan doen? Nee, dan gooit je de mail weg, archiveert het of stopt het in een mapje met “Misschien/Later”.
• Wil je het wel binnen 7 dagen gebruiken dan komt het in de volgende stap namelijk: Wat wil je ermee doen? Is de mail een actie (bijv. Een bestand emailen, koffie halen etc.) en kan het binnen 2 minuten? Doe het dan nu, en archiveer de mail achteraf.
• Is het een afspraak voor later dan zet je het in de agenda en archiveer je de mail onder agenda. Moet het gedelegeerd worden of is er een andere reden waardoor er gewacht moet worden dan komt de mail in de map “Wachten op”.
• Dan zijn er nog emails waarvan de actie langer dan 2 minuten duurt. Deze mails komen in de map “To-do” of “Actie”. Vanuit hier kan je de acties weer op een to-do list zetten.

Een to-do list kan heel simpel zijn, van een post-it note tot een schrijfblok. Uiteraard kan het ook iets anders zijn: varianten die veel gebruikt worden zijn bijvoorbeeld de “hipster pda”(een combinatie van kleine briefjes bij elkaar gehouden door een paperclip of klemmetje). Maar ook meer geavanceerde “apps” op bijvoorbeeld een smartphone.

Tip: Sorteer de to-do list ook op acties zoals: Telefoon, mailen, etc! In de volgende post, meer informatie over het automatisch sorteren van emails met behulp van regels!

Altijd genoeg gereedschap, maar gebruik je ook de juiste? | Credits: Bre Pettis

Welke slimme tools gebruiken wij binnen De Padvinders en adviseren om te communicatie en productiviteit te bevorderen? Een kleine verzameling:

Yammer

Wij mailen niet meer met elkaar binnen de Padvinders zelf, dat is vervangen door Yammer. Dat is een soort Twitter maar dan speciaal voor bedrijven. Waarom hebben wij voor Yammer gekozen:

• Snel en kort, geen onnodige tijd verliezen met aanhef en afsluiting zoals bij mail wel gebeurd.
• Niet openbaar (Interne zaken graag ook intern houden)
• Er is geen karakter-limiet zoals bij Twitter(140).
• De mogelijkheid om bestanden toe te voegen is heel handig!

Dropbox

Een gezamelijke ruimte waarin alle bestanden toegankelijk zijn dat is Dropbox. Zowel via de computer, web interface en zelfs de mobiele telefoon. Dit levert veel voordeel op omdat je altijd direct alles bij de hand hebt. Vanuit de dropbox kan je direct bestanden delen of mailen naar andere mensen, ook dit kan mobiel gebeuren.

CoTweet

Wij beheren onze Twitter account met CoTweet. Deze handige tool maakt een inbox voor Tweets of DM’s die binnenkomen en die kan je vervolgens delegeren aan mensen die deze Tweets willen behandelen. Dat kan allemaal via 1 account maar ook meer accounts worden ondersteund.

Welk gereedschap gebruik jij voor je organisatie en waarom?